Save the date: kada jo apskritai reikia
Save the date nėra būtinas kiekvienai šventei. Jo prireikia, kai vestuvės vyksta vasarą, populiariausiu šventinių renginių sezonu, arba kai dalis svečių turi atvykti iš toliau ar iš užsienio. Tokiais atvejais žmonėms reikia laiko susiplanuoti atostogas, bilietus ar apgyvendinimą, o tai užtrunka ilgiau nei savaitę ar dvi.
Siųskite jį likus 8 iki 12 mėnesių iki šventės: pakankamai anksti, kad data patektų į svečio kalendorių prieš ją užimant kitais planais, bet ne taip anksti, kad ji spėtų nueiti į užmarštį. Jei vestuvės žiemą ir dauguma svečių vietiniai, save the date galima ramiai praleisti, jis nėra privalomas elementas, o tik pagalbinė priemonė ten, kur planavimas iš anksto tikrai reikalingas.
Save the date nėra pilnas kvietimas, tad jame užtenka vardų, datos ir miesto ar vietovės. Tiksli valanda, adresas ir kita informacija priklauso jau tikram kvietimui, kuris keliauja vėliau. Jei šis skirtumas iš anksto neaiškus, dalis svečių supainioja abu laiškus ir tikisi, kad jau gavo visą informaciją, nors iš tikrųjų dar ne.
Patys kvietimai: 2-3 mėnesiai prieš šventę
Patys kvietimai siunčiami vėliau nei save the date, ir šis terminas nėra atsitiktinis. Išsiuntus juos per anksti, pavyzdžiui, pusę metų prieš, dalis svečių tiesiog pamiršta, kad juos gavo, ir vėliau tenka priminti iš naujo. Išsiuntus per vėlai, žmonėms nelieka laiko susiplanuoti kelionę, aprangą ar darbo atostogas, o dalis jau būna susiplanavę tą savaitgalį kitaip.
Dviejų trijų mėnesių langas veikia geriausiai daugumai atvejų: data dar šviežia atmintyje, o laiko pasiruošti pakanka. Jei dauguma svečių iš to paties miesto ir kelionės planuoti nereikia, langą galima trumpinti link dviejų mėnesių. Jei dalis svečių atvyksta iš kito miesto ar užsienio, saugiau rinktis tris mėnesius, kad liktų laiko susitvarkyti kelionę net ir be atskiro save the date.
Jei dar tik renkatės, kaip turėtų atrodyti pats kvietimas, pavyzdžių galima pasižiūrėti vestuvių šablonų puslapyje: kiekvieną galima atsidaryti ir peržiūrėti tiksliai taip, kaip jį matytų svečias.
Prie šio termino verta pridėti laiko ir pačiai gamybai, jei kvietimas popierinis: spaudai, vokams ir paštui reikia savaičių, kurių elektroniniam nereikia visai. Kuo abu formatai skiriasi kasdien, rašoma straipsnyje elektroninis ar popierinis kvietimas.
Atsakymų terminas: viena konkreti data
Kvietime verta nurodyti ne tik šventės datą, bet ir iki kada laukiate svečio atsakymo. Be konkrečios datos dalis svečių atsako tik paskutinę savaitę prieš vestuves, o būtent tuo metu jums jau reikia pasakyti tikslų skaičių sodybai ar restoranui.
Terminą patogu nustatyti maždaug mėnesį iki šventės. Tiek liks laiko susitvarkyti sėdėjimo planą, meniu ir galutinį svečių sąrašą, ir tiek pat liks laiko dar paklausti tų, kurie atsakymo neatsiuntė.
Verta iš anksto nuspręsti ir tai, kaip tiksliai svečias turėtų atsakyti: vienu būdu, ne trimis. Jei kvietime nurodyta ir žinutė, ir el. paštas, ir forma, dalis atsakymų pasiskirsto po skirtingas vietas ir kai kuriuos lengva praleisti. Vienas aiškus būdas atsakyti sutaupo laiko ir jums, ir svečiui.
Pats atsakymo būdas yra tik vienas iš dalykų, kuriuos kvietimas turi pasakyti aiškiai. Kas dar jame turėtų būti, kad svečiai neklausinėtų, surašyta straipsnyje ką įrašyti kvietime.
Priminimas neatsakiusiems: likus penkioms savaitėms
Net su aiškiai nurodytu terminu visada atsiranda žmonių, kurie tiesiog pamiršta atsakyti, be jokio blogo ketinimo. Vienas trumpas priminimas, likus apie penkias savaites iki šventės, dažniausiai išjudina likusius. Geriau parašyti asmeniškai ar žinute, o ne tikėtis, kad žmogus pats prisimins pažiūrėti į kvietimą dar kartą.
Priminimas nebūtinai turi skambėti kaip pastaba. Užtenka trumpo, šilto klausimo, pavyzdžiui, ar spėjote pasižiūrėti kvietimą ir ar galėsite atvykti. Toks tonas neprimena raginimo, o tiesiog parodo, kad laukiate atsakymo ir jis jums svarbus.
Kur laikyti atsakymus, kad jie nepasimestų
Praktikoje sunkiausia dalis dažnai būna ne kvietimų išsiuntimas, o pačių atsakymų surinkimas: jie ateina skirtingu laiku, skirtingais kanalais, žinute, telefonu ar asmeniškai, ir juos lengva pamiršti užrašyti. Naudinga nuo pat pirmos dienos turėti vieną vietą, kur renkasi visi atsakymai, nesvarbu, ar tai paprasta lentelė, ar užrašų programėlė.
Tada bet kada žinosite tikslų svečių skaičių, o ne turėsite jį skaičiuoti iš naujo prieš pat šventę. Šalia atsakymo verta iš karto užsirašyti ir mitybos pastabas, jei kas nors jų paminėjo: alergijas, netoleravimą ar tiesiog norą valgyti be mėsos. Vėliau, ruošiant meniu su vieta, šios detalės dažnai pamirštamos, jei nebuvo užrašytos iš karto.
Daugiau apie tai, kaip visas procesas vyksta nuo užsakymo iki svečių atsakymo, rašoma Kaip vyksta puslapyje.
Reikia kvietimo?
Šablonus galima peržiūrėti gyvai, o pirmą savo variantą pamatote dar prieš mokėdami.